Pháp lý gia công mỹ phẩm là một mê cung phức tạp về luật, thông tư, nghị định, mà hầu như các thương hiệu mới bước chân vào lĩnh vực gia công mỹ phẩm đều vô cùng “sợ hãi”. Nếu doanh nghiệp không chuẩn bị kỹ, nó sẽ ẩn chứa vô số rủi ro có thể nhấn chìm một thương hiệu non trẻ trước cả khi ra mắt. Chỉ một sai sót nhỏ trong việc công bố sản phẩm hay lựa chọn nhà máy không đạt chuẩn cũng đủ khiến bạn đối mặt với nguy cơ sản phẩm bị thu hồi, bị xử phạt nặng, hay tệ hơn là mất trắng toàn bộ vốn đầu tư tâm huyết.

Nhưng đừng lo lắng. Bài viết này sẽ là một tấm bản đồ chi tiết được đúc kết từ kinh nghiệm thực chiến hơn 11 năm trong ngành gia công mỹ phẩm của Thái Hương. Chúng tôi sẽ đồng hành cùng bạn đi qua từng bước lập thủ tục pháp lý, cũng như quy trình mở shop mỹ phẩm thương hiệu riêng một cách rõ ràng và dễ hiểu nhất: từ việc lựa chọn nhà máy đạt chuẩn CGMP, hoàn tất hồ sơ công bố sản phẩm, cho đến các điều khoản “sống còn” trong hợp đồng. Hãy cùng khám phá để tự tin đưa thương hiệu của bạn ra thị trường một cách vững chắc và hợp pháp!

 Hướng Dẫn Pháp Lý Gia Công Mỹ Phẩm Toàn Diện Để Xây Dựng Thương Hiệu Bền Vững

Quy trình, thủ tục đăng ký kinh doanh mỹ phẩm thương hiệu riêng.

Để có trong tay sản phẩm thương hiệu riêng, bước đầu tiên trên hành trình của bạn chính là hợp pháp hóa “ngôi nhà” mà bạn sẽ trưng bày và bày bán sản phẩm. Nếu bạn là một shop nhỏ, có vốn đầu tư ít, hãy đăng ký mình là hộ kinh doanh cá thể. Còn nếu bạn có nguồn vốn lớn, muốn đầu tư bài bản và chuyên nghiệp hơn, hãy đăng ký là doanh nghiệp.

Bạn sẽ cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đơn giản bao gồm giấy đề nghị đăng ký, bản sao CCCD và hợp đồ

ng thuê mặt bằng, sau đó nộp tại Phòng Tài chính – Kế hoạch của UBND cấp Quận/Huyện nơi đặt cửa hàng. Chỉ sau khoảng 3-5 ngày làm việc, bạn sẽ chính thức có được Giấy phép kinh doanh. Hoàn tất bước này đồng nghĩa với việc bạn đã đi hết chặng đường pháp lý, từ sản phẩm đến cửa hàng, và hoàn toàn sẵn sàng để kinh doanh một cách chuyên nghiệp, minh bạch và bền vững.

Quy trình đăng ký hộ kinh doanh cá thể

Khác với các thủ tục đăng ký pháp lý gia công mỹ phẩm có phần phức tạp, quy trình đăng ký Hộ kinh doanh cá thể – lựa chọn phổ biến và phù hợp nhất cho các chủ shop mới – lại diễn ra khá đơn giản và nhanh gọn ngay tại địa phương. Để quá trình này suôn sẻ, bạn chỉ cần thực hiện đúng theo 4 bước sau đây.

Bước 1: Chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ.

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh: Điền đầy đủ các thông tin:
  • Tên hộ kinh doanh (VD: “Cửa hàng mỹ phẩm ABC”).
  • Địa chỉ cụ thể của cửa hàng.
  • Ngành, nghề kinh doanh: Ghi rõ “Bán lẻ mỹ phẩm, nước hoa, xà phòng, chế phẩm vệ sinh…”
  • Số vốn kinh doanh.
  • Thông tin cá nhân của chủ hộ kinh doanh (Họ tên, số CCCD, địa chỉ…).
• Bản sao hợp lệ của CCCD/Hộ chiếu của chủ hộ kinh doanh.
• Hợp đồng thuê cửa hàng hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm kinh doanh.

Bước 2: Nộp hồ sơ.

• Mang toàn bộ hồ sơ đã chuẩn bị nộp tại “Bộ phận Một cửa” của UBND Quận/Huyện. Nếu hồ sơ của bạn đã chính xác và không cần chỉnh sửa, bổ sung thêm giấy tờ gì, bạn sẽ nhận được giấy hẹn trả kết quả sau 3-7 ngày làm việc.

Bước 3 – Nhận kết quả.

• Sau khoảng 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

Bước 4: Các thủ tục mà bạn cần làm sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

•  Ngay sau khi có giấy phép, bạn cần liên hệ Chi cục Thuế của Quận/Huyện để làm thủ tục kê khai và nộp các loại thuế ban đầu, quan trọng nhất là thuế môn bài.

Quy trình đăng ký thành lập công ty mỹ phẩm

Việc thành lập Công ty (TNHH hoặc Cổ phần) là một bước đi chiến lược nếu bạn muốn xây dựng một thương hiệu lớn mạnh, có tư cách pháp nhân đầy đủ, dễ dàng xuất hóa đơn VAT và thuận lợi trong việc kêu gọi vốn đầu tư sau này. Quy trình bao gồm 4 bước chính như sau:

Bước 1 – Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ:

Hồ sơ để thành lập công ty sẽ phức tạp hơn một chút so với hộ kinh doanh, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng hơn, và tốt nhất bạn nên có sự tư vấn từ chuyên gia để hồ sơ được đầy đủ nhất.

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Theo mẫu quy định, điền đầy đủ thông tin về tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, vốn điều lệ, thông tin người đại diện theo pháp luật…
• Điều lệ công ty: Đây được xem là “bản hiến pháp” của công ty, quy định về cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của các thành viên/cổ đông.
• Danh sách thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc cổ đông sáng lập (đối với Công ty Cổ phần).
• Bản sao hợp lệ CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật và của tất cả các thành viên/cổ đông góp vốn.
• Giấy ủy quyền: Nếu bạn thực hiện thủ tục thông qua một đơn vị đại diện dịch vụ.

Bước 2 – Nộp hồ sơ:

• Khác với Hộ kinh doanh, bạn sẽ nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp Tỉnh/Thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính. Hiện nay, bạn cũng có thể thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tiết kiệm thời gian đi lại.

Bước 3 – Nhận kết quả:

• Sau khoảng 03-05 ngày làm việc, nếu hồ sơ của bạn đầy đủ và hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây là giấy tờ pháp lý chính thức xác nhận sự ra đời của công ty bạn.

Bước 4 – Các thủ tục sau cấp phép:

• Đây là giai đoạn có nhiều khác biệt nhất và cần được thực hiện ngay lập tức sau khi có giấy phép:

1. 1. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: Thực hiện công bố thông tin công ty trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
   2. Khắc dấu pháp nhân: Cho công ty và thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh.
   3. Mở tài khoản ngân hàng của công ty và thông báo số tài khoản với cơ quan thuế.
   4. Đăng ký chữ ký số (Token): Để thực hiện các giao dịch điện tử và nộp thuế online.
   5. Kê khai và nộp thuế môn bài: Tương tự như Hộ kinh doanh nhưng thực hiện với tư cách công ty.
   6. Làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử (VAT) để có thể xuất hóa đơn cho khách hàng.

Đăng ký bảo hộ thương hiệu mỹ phẩm 

Tầm quan trọng của đăng ký bảo hộ thương hiệu mỹ phẩm

Sau khi hoàn tất các thủ tục gia công mỹ phẩm để tạo ra một sản phẩm ưng ý, nhiều chủ shop thường vội vã đưa hàng lên kệ mà bỏ qua một bước đi chiến lược tối quan trọng: đăng ký bảo hộ thương hiệu tại Cục sở hữu trí tuệ Việt Nam. Đây không chỉ là một tờ giấy, mà là tấm khiên pháp lý vững chắc nhất bảo vệ toàn bộ công sức, tiền bạc và tâm huyết của bạn. Việc thiếu đi “tấm khiên” này cũng giống như xây một ngôi nhà đẹp nhưng không có giấy sở hữu, bất cứ ai cũng có thể chiếm lấy thành quả của bạn.

• Đầu tiên và quan trọng nhất, bảo hộ thương hiệu mang lại cho bạn quyền độc quyền sử dụng tên và logo. Nếu không đăng ký, bạn hoàn toàn bất lực khi một đối thủ khác sử dụng một cái tên tương tự, bán sản phẩm kém chất lượng và hủy hoại uy tín mà bạn đã dày công xây dựng.
• Hơn thế nữa, một thương hiệu đã được bảo hộ sẽ trở thành một tài sản thực sự của doanh nghiệp. Toàn bộ chi phí bạn đầu tư vào các thủ tục gia công mỹ phẩm, marketing, thiết kế bao bì sẽ được kết tinh và bảo vệ dưới một cái tên duy nhất có giá trị, có thể được định giá khi kêu gọi đầu tư hoặc nhượng quyền trong tương lai.
• Cuối cùng, nó xây dựng niềm tin tuyệt đối với khách hàng. Biểu tượng ® bên cạnh logo của bạn là lời cam kết về một thương hiệu nghiêm túc, chuyên nghiệp và có trách nhiệm. Vì vậy, đừng đợi đến khi thương hiệu đã nổi tiếng mới lo đi đăng ký, hãy xem việc bảo hộ thương hiệu là một phần bắt buộc và không thể tách rời trong hành trình xây dựng cơ nghiệp của mình.

Hồ sơ cần chuẩn bị để đăng ký bảo hộ thương hiệu nhanh chóng, thuận lợi. 

Sau khi đã vượt qua các thủ tục gia công mỹ phẩm để cho ra đời sản phẩm đầu tay, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác trước khi đăng ký bảo hộ thương hiệu sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức với cơ quan chức năng, tạo bước đệm vững chắc cho việc kinh doanh. So với các thủ tục gia công mỹ phẩm có thể cần nhiều sự phối hợp, việc chuẩn bị kỹ lưỡng 5 loại giấy tờ sau không hề khó như mọi người vẫn nghĩ:

1. Tờ khai đăng ký nhãn hiệu: Đây là văn bản quan trọng nhất, được xem như “đơn xin khai sinh” cho thương hiệu. Bạn cần điền mọi thông tin về chủ sở hữu và nhãn hiệu một cách chính xác tuyệt đối theo mẫu quy định để tránh bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung gây mất thời gian.
2. Mẫu nhãn hiệu: Bạn cần chuẩn bị 05 mẫu logo hoặc tên thương hiệu giống hệt nhau. Hãy chắc chắn chúng được in rõ nét, đồng nhất về màu sắc và có kích thước không vượt quá 8×8 cm.
3. Danh mục sản phẩm, dịch vụ: Trong tờ khai, bạn cần ghi rõ sẽ đăng ký bảo hộ thương hiệu này cho nhóm sản phẩm nào. Ví dụ, với shop của bạn, đó sẽ là “Mỹ phẩm; các chế phẩm dùng để trang điểm”, thuộc Nhóm 03 theo Phân loại Quốc tế Nice. Việc này xác định phạm vi bảo hộ cho thương hiệu của bạn.
4. Chứng từ nộp phí, lệ phí: Đây là biên lai hoặc giấy xác nhận bạn đã hoàn tất nghĩa vụ tài chính với cơ quan nhà nước, một điều kiện bắt buộc để hồ sơ được xem là hợp lệ và bắt đầu được xử lý.
5. Giấy ủy quyền: Giấy tờ này chỉ cần thiết nếu bạn không tự mình thực hiện thủ tục mà thông qua một đơn vị dịch vụ đại diện pháp lý chuyên nghiệp.

Hướng dẫn đăng ký công bố mỹ phẩm chi tiết

Phiếu công bố chính là giấy phép lưu hành, đảm bảo sản phẩm của bạn được phép lưu hành hợp pháp trên thị trường. Việc kinh doanh sản phẩm chưa được công bố sẽ khiến bạn đối mặt với nguy cơ bị xử phạt nặng, thu hồi toàn bộ hàng hóa và ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín thương hiệu mà bạn đang xây dựng. Đây là điều kiện tiên quyết để đưa sản phẩm lên kệ tại cửa hàng, bán trên các sàn thương mại điện tử và phân phối vào các kênh khác.

Cơ quan tiếp nhận:

• Đối với mỹ phẩm sản xuất trong nước: Sở Y tế cấp tỉnh/thành phố nơi đặt nhà máy sản xuất.
• Đối với mỹ phẩm nhập khẩu: Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế.

Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị:

1. Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm: 02 bản theo mẫu quy định, kèm theo dữ liệu công bố (bản mềm).
2. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Hộ kinh doanh của bạn (tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường).
3. Bản sao Giấy chứng nhận nhà máy đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm (cGMP): Giấy tờ này do đối tác gia công của bạn cung cấp.
4. Giấy ủy quyền của nhà sản xuất: Văn bản trong đó nhà máy sản xuất ủy quyền cho bạn được phép phân phối và chịu trách nhiệm về sản phẩm.

Quy Trình Thực Hiện:

• Bước 1 – Chuẩn bị & Nộp hồ sơ: Bạn sẽ phối hợp với đơn vị gia công để tập hợp đầy đủ các giấy tờ trong checklist trên. Sau đó, nộp bộ hồ sơ hoàn chỉnh đến Sở Y tế nơi nhà máy đặt trụ sở.
• Bước 2 – Thẩm định & Cấp Số Công Bố: Sở Y tế sẽ tiếp nhận và thẩm định tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu mọi thứ đều đạt yêu cầu, trong khoảng 5-10 ngày làm việc, bạn sẽ được cấp Số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm. Con số này chính là bằng chứng pháp lý cho phép sản phẩm của bạn được lưu hành.
• Bước 3 – Duy trì hiệu lực và Trách nhiệm: Lưu ý rằng Số công bố có hiệu lực trong vòng 05 năm. Sau thời gian này, bạn cần phải thực hiện công bố lại. Quan trọng hơn, bạn phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính an toàn, hiệu quả của sản phẩm đúng như những gì đã công bố.

Đăng ký mã vạch sản phẩm

Vì sao thương hiệu cần đăng ký mã vạch cho sản phẩm?

Nếu bạn nghĩ rằng mã vạch chỉ dành cho các sản phẩm trong siêu thị lớn, shop nhỏ không cần thiết thì bạn đã nhầm.

Trước hết, một sản phẩm có mã vạch được đăng ký hợp pháp ngay lập tức tạo ra cảm giác tin cậy và chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Nó cho thấy bạn là một thương hiệu nghiêm túc, minh bạch về nguồn gốc, không phải một sản phẩm trôi nổi. Về mặt vận hành, đây là công cụ không thể thiếu để quản lý cửa hàng hiệu quả. Thay vì ghi chép thủ công, bạn có thể dùng máy quét để kiểm soát tồn kho, tính tiền nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu tối đa sai sót của con người.

Quan trọng hơn cả, mã vạch chính là “tấm hộ chiếu” bắt buộc nếu bạn muốn đưa sản phẩm của mình vượt ra ngoài cánh cửa của một cửa hàng duy nhất. Mọi hệ thống bán lẻ hiện đại từ siêu thị, chuỗi cửa hàng tiện lợi, nhà thuốc, cho đến các đối tác phân phối khác đều yêu cầu sản phẩm phải có mã vạch để nhập vào hệ thống quản lý của họ.

Không có nó, cánh cửa hợp tác và mở rộng quy mô với các doanh nghiệp lớn trên thị trường gần như sẽ đóng lại. Vì vậy, đừng chỉ xem đây là những vạch kẻ đen trắng. Hãy coi nó là một khoản đầu tư chiến lược cho tương lai. Hoàn tất các thủ tục gia công mỹ phẩm giúp bạn có sản phẩm, nhưng đăng ký mã vạch mới thực sự giúp sản phẩm đó sẵn sàng cho một sân chơi lớn hơn.

Quy trình đăng ký mã vạch sản phẩm chi tiết

Nếu các thủ tục gia công mỹ phẩm khiến bạn cảm thấy có phần phức tạp, thì quy trình đăng ký mã vạch lại đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều nếu bạn chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ được đề cập dưới đây. Về cơ bản, toàn bộ quá trình chỉ gồm hai giai đoạn chính: chuẩn bị hồ sơ và nộp giấy tờ để nhận kết quả.

Hãy đảm bảo bạn có đủ 3 loại giấy tờ cốt lõi sau đây:

1. Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch: Đây là mẫu đơn chính thức, bạn có thể dễ dàng tải về từ trang web của Trung tâm Mã số, Mã vạch Quốc gia (GS1 Việt Nam) và điền theo hướng dẫn.
2. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp) hoặc Giấy đăng ký Hộ kinh doanh: Chỉ cần một bản sao rõ nét, còn hiệu lực pháp lý là đủ để chứng minh tư cách pháp nhân của bạn.
3. Bảng đăng ký danh mục các sản phẩm: Bạn sẽ liệt kê những sản phẩm dự định gắn mã vạch vào đây. Lời khuyên từ Thái Hương là bạn nên liệt kê cả những sản phẩm dự định ra mắt trong tương lai gần để tiết kiệm thời gian và chi phí đăng ký cho các lần sau.

Sau khi đã có đủ hồ sơ, bạn chỉ cần nộp tại văn phòng của GS1 Việt Nam và chờ đợi. Thông thường, chỉ sau 5-7 ngày làm việc, bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận và tài khoản để chính thức tạo mã vạch cho sản phẩm. Một lưu ý quan trọng mà nhiều người hay quên là bạn cần đóng phí duy trì hàng năm để mã vạch luôn có hiệu lực.

Thái Hương – Đơn vị gia công mỹ phẩm uy tín với dịch vụ công bố mỹ phẩm, kiểm nghiệm mỹ phẩm trọn gói

Thái Hương là đơn vị gia công mỹ phẩm uy tín với hơn 11 năm kinh nghiệm trên thị trường. Chúng tôi là 1 trong 4 đơn vị duy nhất tại Hà Nội đạt chuẩn CGMP – sẽ đưa đến cho các Boss những công thức mỹ phẩm an toàn, hiệu quả, chất lượng Quốc tế. Ngoài ra, Thái Hương tự tin là nhà máy có chi phí sản xuất mỹ phẩm cạnh tranh nhất tại Việt Nam nhờ nguồn nguyên liệu nhập khẩu số lượng lớn – tối ưu chi phí nguyên liệu, hệ thống máy móc tự động- giảm chi phí nhân công. Ngoài ra, chúng tôi còn sở hữu:

• Nhà máy rộng hơn 10.000 m2, đạt chuẩn CGMP/ FDA
• Đội ngũ R&D là các chuyên gia, tiến sĩ đầu ngành trong lĩnh vực Dược mỹ phẩm
• Quy trình sản xuất áp dụng tự động hóa, nhằm tránh những sai xót nhỏ nhất cho sản phẩm
• Quy trình đánh giá chất lượng 3 bước được đội ngũ QC giàu kinh nghiệm, sẽ kiểm tra cũng như đánh giá chất lượng sản phẩm nghiêm ngặt trước khi cho sản phẩm xuất xưởng.

Những quyền lợi đặc biệt khi các Boss hợp tác cùng Thái Hương:

• Hỗ trợ công thức mẫu theo yêu cầu, chỉnh sửa cho đến khi Boss hài lòng (hoàn toàn miễn phí)
• Hỗ trợ Boss nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch marketing chi tiết, bài bản
• Hỗ trợ Boss lên maket, bao bì sản phẩm
• Hỗ trợ trọn gói về pháp lý cho doanh nghiệp: từ đăng ký kinh doanh, xin giấp công bố, kiểm định sản phẩm. Tất cả sẽ được Thái Hương đảm nhiệm và xử lý một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline/Zalo: 0974 567 989 để nhận tư vấn chiến lược 1-1 và mẫu thử MIỄN PHÍ.

 

THÁI HƯƠNG – SẢN PHẨM THẬT, GIÁ TRỊ THẬT!

• Dịch vụ: Cung ứng nguyên liêu, tư vấn và gia công Dược – Mỹ Phẩm. Kinh nghiệm tư vấn hơn 500+ thương hiệu.
• Điện thoại: (+84) 974 567 989
• Website: https://thaihuong.com.vn
• Facebook: https://www.facebook.com/giacong.thaihuong.com.vn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@Thai_Huong_Group
• Địa chỉ Nhà Máy: Lô CN- 2 KCN Phú Nghĩa, Huyện Chương Mỹ, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
• Địa chỉ văn phòng: BT1 – Lô A3, Khu đô thị mới Hạ Đình, huyện Thanh Trì, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.