QUY TRÌNH GIA CÔNG TẠI THÁI HƯƠNG

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng

Quý khách hàng đưa ra yêu cầu, Thái Hương trao đổi khai thác thông tin chi tiết về sản phẩm và Quý khách hàng mong muốn. Tư vấn cho khách hàng về sản phẩm.

Điều này bao gồm: KH đưa ra chi tiết mong muốn  loại sản phẩm (kem dưỡng, serum, sữa rửa mặt…), các thành phần mong muốn (nếu có ý tưởng), tính năng nổi bật cần có (dưỡng ẩm, làm trắng, trị mụn…), kết cấu, mùi hương dự kiến và quan trọng là định hướng về thương hiệu, đối tượng khách hàng mục tiêu mà sản phẩm hướng tới.

Bước 2: Tiến hành nghiên cứu công thức, làm mẫu thử theo yêu cầu của khách hàng.

Sau khi đã có đầy đủ thông tin sản phẩm quý khách hàng mong muốn làm cho thương hiệu của mình. Đội ngũ chuyên gia R&D và kinh doanh của Thái Hương sẽ phân tích kỹ lưỡng yêu cầu của Quý khách hàng. Chúng tôi sẽ dựa trên kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm thị trường và các quy định pháp lý để tư vấn về tính khả thi của công thức, đề xuất các thành phần tối ưu (bao gồm các thành phần thiên nhiên hoặc hoạt chất đặc biệt nếu phù hợp), gợi ý kết cấu, mùi hương phù hợp với định hướng thương hiệu và đảm bảo hiệu quả sản phẩm. Xây dựng công thức sản phẩm cho phù hợp đáp ứng yêu cầu.

Sản xuất mẫu thử theo công thức đã nghiên cứu, mẫu thử sẽ trải qua một loạt các thử nghiệm nội bộ nghiêm ngặt tại phòng nghiên cứu, kiểm nghiệm của Thái Hương. Các thử nghiệm này bao gồm kiểm tra các chỉ tiêu vật lý (màu sắc, mùi, độ pH, độ nhớt, cảm quan…), kiểm tra hóa học (nồng độ hoạt chất, độ tinh khiết…), kiểm tra vi sinh (đảm bảo không có vi khuẩn, nấm mốc gây hại) và đặc biệt là thử nghiệm độ ổn định (stability testing) để đánh giá chất lượng sản phẩm theo thời gian dưới các điều kiện môi trường khác nhau.

Bước 3: Quý khách hàng test mẫu sản phẩm

Sau khi mẫu thử đạt tất cả các chỉ tiêu kiểm nghiệm nội bộ, mẫu sẽ được đóng gói cẩn thận và gửi đến Quý khách hàng để trực tiếp trải nghiệm, đánh giá về cảm quan, kết cấu, mùi hương và hiệu quả sử dụng ban đầu. 

Quý khách hàng sẽ trải nghiệm sản phẩm đưa ra phản hồi, yêu cầu điều chỉnh nếu có điểm nào chưa thực sự ưng ý (Phòng nghiên cứu sẽ điều chỉnh theo yêu cầu của KH đến khi nào khách hàng ưng chất lượng của sản phẩm).

Bước 4: Thái Hương tiến hành báo giá cho khách hàng

Sau khi khách hàng đã ưng ý với mẫu thử và không có nhu cầu điều chỉnh về mẫu, Thái Hương sẽ lập bảng báo giá chi tiết dựa trên công thức cuối cùng, số lượng sản xuất dự kiến (theo mong muốn và yêu cầu của khách hàng) và các yêu cầu đặc biệt khác từ khách hàng.

Bước 5: Ký hợp đồng và tạm ứng giá trị đơn hàng

Sau khi khách hàng đồng ý với báo giá, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng gia công chính thức, ghi rõ các điều khoản về công thức, số lượng, giá cả, thời gian sản xuất, giao hàng và các cam kết khác. Khách hàng sẽ thực hiện tạm ứng 50% giá trị đơn hàng. 

Khoản tạm ứng này sẽ được sử dụng để Thái Hương tiến hành chuẩn bị nguyên liệu sản xuất cho đơn hàng của khách hàng. 

Bước 6: Làm hồ sơ công bố cho sản phẩm xin cấp phép từ cơ quan chức năng

Sản phẩm mỹ phẩm muốn lưu hành hợp pháp trên thị trường bắt buộc phải có Hồ sơ Công bố sản phẩm được duyệt bởi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền, khi sản xuất tại nhà máy Thái Hương hồ sơ công bố của sản phẩm sẽ được xin cấp phép bởi Sở Y tế Hà Nội.

Làm hồ sơ công bố sẽ cho sản phẩm đúng theo công thức 2 bên đã chốt và đảm bảo hồ sơ công bố tuân thủ theo hướng dẫn và quy định của cơ quan quản lý có thẩm quyền kiểm duyệt và cấp số.

Thái Hương, với kinh nghiệm và bộ phận pháp chế chuyên trách, sẽ hỗ trợ Quý khách hàng trong toàn bộ quá trình này: từ việc soạn thảo hồ sơ theo đúng quy định, thay mặt khách hàng nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ và nhận kết quả.

Bước 7: Chốt mẫu mã quy cách của bao bì, làm maket cho sản phẩm

Bao bì là “bộ mặt” của sản phẩm, là yếu tố đầu tiên thu hút khách hàng. Bao bì sản phẩm sẽ gồm 2 phần:

• Bao bì cấp 1: là các vật chứa trực tiếp sản phẩm (chai, lọ, tuýp…)
• Bao bì cấp 2: là hộp giấy, tem nhãn bên ngoài 

Bước này quý khách hàng cần chốt được các vấn đề liên quan đến bao bì dùng cho sản phẩm, các chuyên viên của Thái Hương sẽ tư vấn cho khách hàng các bao bì cho phù hợp với sản phẩm.

Mẫu mã bao bì 1, bao bì 2 sẽ được 2 bên thống nhất lựa chọn theo tiêu chí mà khách hàng đưa ra trên cơ sở đảm bảo đúng quy cách, số lượng, tính thẩm mỹ và định hướng phong cách thương hiệu.

Nội dung trên bao bì sẽ được bộ phận hồ sơ nghiệp vụ chuyên môn của nhà máy thái hương soạn thảo và cung cấp thông tin tới khách hàng và bộ phận thiết kế maket của sản phẩm để đảm bảo nội dung đầy đủ và tuân thủ đúng quy định, tiêu chuẩn Nhãn mác cho phép mà cơ quan có thẩm quyền quy định đồng nhất với nội dung thể hiện trên hồ sơ công bố của sản phẩm.

Bao bì dùng cho sản phẩm khách hàng có thể tự đặt mua rồi chuyển về nhà máy, hoặc nhà máy đặt mua tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng với quý khách, nhưng yêu cầu các bao bì này đảm bảo in ấn đúng theo quy định, đúng theo maket đã thống nhất, ngoài ra chất lượng bao bì cũng cần đáp ứng các  tiêu chuẩn của nhà máy sản xuất để đảm bảo cho chất lượng sản phẩm.

Bước 8: Chuẩn bị bao bì, in ấn bao bì cấp 1, cấp 2

Sau khi khách hàng và Thái hương chốt thiết kế Maket ở Bước 7, để tối ư chi phí quý khách hàng có thể tự đặt mua bao bì, đặt in ấn bao bì, tem nhãn của sản phẩm chuyển về nhà máy để sản xuất, hoặc sử dụng dịch vụ trọn gói Thái Hương sẽ mua bao bì.

Các bao bì được đưa vào sản xuất sẽ được test đánh giá đảm bảo bao bì đưa vào sản xuất đúng theo thiết kế và đạt tiêu chuẩn chất lượng theo quy định của nhà máy cũng như pháp luật hiện hành tại Việt Nam.

Bước 9: Tiến hành sản xuất đơn hàng

Khi đã được cơ quan chức năng cấp hồ sơ công bố, maket bao bì đã chốt, bao bì đã được chuẩn bị tại nhà máy, Nguyên liệu sẵn sàng. Thái Hương sẽ tiến hành sản xuất đơn hàng  theo yêu cầu của khách hàng, có thể sản xuất đủ số lượng hoặc sản xuất thành từng đợt theo yêu cầu chiến lực bán của của Khách hàng. 

Quy trình sản xuất diễn ra trong môi trường được kiểm soát chặt chẽ, tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn chất lượng cao nhất đúng tiêu chuẩn CGMP, với sự giám sát của đội ngũ kiểm soát chất lượng (QC).

Sau sản xuất, trước khi giao hàng cho quý khách, sản phẩm của từng lô hàng sẽ được kiểm tra, test và lưu mẫu để theo dõi, đánh giá cũng như làm theo quy định. 

Bước 10: Thanh toán và giao hàng

Sau khi đơn hàng đã được sản xuất xong, nhà máy sẽ báo khách hàng và thống nhất hình thức, thời gian giao hàng cho khách hàng.

Quý khách hàng sẽ thực hiện thanh toán 50% giá trị đơn hàng còn lại theo hợp đồng hoặc theo thỏa thuận của 2 bên.

Ngay sau khi nhận được khoản thanh toán cuối cùng, Thái Hương sẽ tiến hành các thủ tục cần thiết và tiến hành giao hàng cho quý khách.

Bước 11: Xuất hóa đơn VAT

Sau khi giao hàng, Thái Hương sẽ hoàn thiện hồ sơ thanh toán và xuất hóa đơn Giá trị gia tăng (VAT) cho đơn hàng đã hoàn thành theo quy định pháp luật.

Bước 12: Chăm sóc khách hàng, hậu mãi

Chuyên viên Kinh doanh, Chăm sóc khách hàng của Thái Hương sẽ tiếp tục đồng hành cùng quý khách hàng trong quá trình bán hàng. Nếu quý khách có vấn đề gì cần hỗ trợ về sản phẩm, thông tin sản phẩm chúng tôi sẽ tư vấn, giải đáp hỗ trợ khách các vấn đề về sản phẩm, cũng như giải đáp các thắc mắc của người dùng khi sử dụng dịch vụ của quý khách trong khả năng cho phép.